Введение.

Основным рабочим инструментом работника современного офиса является пакет офисных программ. При этом работа с документами в офисе любой организации связана с выполнением значительного числа рутинных, повторяющихся операций. Каждый раз, когда обнаруживается, что какие-то последовательности действий с документами повторяются с минимальными изменениями изо дня в день, следует задуматься о путях автоматизированного их выполнения.

Многие работы в офисе связаны с необходимостью просмотра большого числа документов, выделения в них определенных информационных блоков и формировании из них новых документов – отчетов, сводок и т.п. Если документы хранятся в виде файлов, а правила отбора информации поддаются формализации, т.е. могут быть описаны как последовательность относительно простых шагов, то это дает возможность автоматизировать подобные работы.

Наконец, достаточно часто информация из документов, разработанных с помощью одной из программ, должна быть по цепочке обработана несколькими другими программами. Безусловно, такая передача информации должна осуществляться не человеком, а компьютером. Вот, еще одна область приложения офисного программирования.

Рассмотрим несколько примеров.

На предприятии с определенной периодичностью составляются однотипные документы, например, договоры с заказчиками. Переменная часть таких документов часто может быть взята из базы данных организации. Даже если часть данных приходится вводить вручную, автоматизация составления типовых документов позволит сократить количество ошибок и дает экономию времени.

Ситуация, сходная с предыдущей «с точностью до наоборот». Реквизиты клиента (фамилия директора, расчетный счет, юридический адрес) используются в различных документах: договоре с клиентом, счете-фактуре, акте приемке-сдаче работ и т.п. Подготовка документов ускорится, а количество ошибок сократится, если данные сначала будут внесены в БД, а документы станут формироваться автоматически.

Рис. 2. Одинаковые реквизиты вводятся в разные документы.

Еще одна задача, которую часто решают средствами офисного программирования – организация контроля данных. При ручном вводе данных вероятность ошибки в среднем составляет 2%. Обнаружить такие ошибки в уже введенных данных очень непросто. Лучше не допустить их возникновения.

Таким образом, цель офисного программирования можно определить как создание средств автоматизации формирования документов и интеграции приложений MicroSoft Office .

Средством офисного программирования служит язык программирования Visual Basic for Application.

Приложения MSO (текстовый процессор Word, процессор электронных таблиц Excel, система управления базами данных Access и проч.) объединены не только и не столько общим интерфейсом, а общей платформой, которой и служит VBA. Этот язык встроен во все приложения MSO, его средствами реализуются многие функции приложений, обеспечивается управление и интеграция приложений офиса. ( VBA встроен также в более чем 100 продуктов сторонних производителей, например,Corel, AutoCad).

Использование VBA позволяет получить доступ к средствам всех COM- и NET- совместимых приложений, установленных на компьютере. Таким образом, программе на VBA оказываются доступны ресурсы практически всех установленных программ.

К достоинства Visual Basic for Application следует отнести и то, что он не требует специальных действий по установке и может использоваться на любом компьютере, на которой установлен MSO.

VBA является подмножеством мощного языка объектно-ориентированного программирования Visual Basic, который сейчас рассматривают как промышленный язык и используют для разработки достаточно сложных программ.

В свою очередь, подмножеством VBA является язык программирования VBScript, предназначенный для написания скриптов (управляющих программ) администрирования операционной системы Windows.

---